Pokud právě ve Vašem SVJ schvalujete nové stanovy nebo činíte jiné rozhodnutí, s nímž je spojen zápis změn do rejstříku (např. měníte jeho název nebo volíte nového člena výboru), bude Vás zajímat, které listiny jako přílohy návrhu na zápis bude rejstříkový soud požadovat.

V souladu s nařízením vlády č. 351/2012 Sb. ze dne 16. 10. 2013 byla všechny podání pro Obchodní rejstřík převedena do tzv, inteligentních formulářů dostupných na webových stránkách Ministerstva spravedlnosti. Ke dni 31. 12. 2013 byla ukončena platnost veškerých předchozích formulářů ve formátu ZFO a PDF. Nové inteligentní formuláře jsou rozšířené o možnost zápisu nových právních forem a rozšířené o skutečnosti dle nové legislativy. Návrhy lze zaslat soudu v listinné nebo elektronické podobě. V obou případech musí být elektronicky vyplněn na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti na adrese www.justice.cz, podání do veřejného rejstříku (formuláře).

Přílohou jsou pak listiny, které prokazují skutečnosti, které navrhovatel navrhuje v návrhu na zápis do veřejného rejstříku zapsat. Zákonodárce nezmocnil Ministerstvo spravedlnosti zveřejnit seznam příloh, které se k návrhům přikládají. Ministerstvo ovšem nabízí pouze informativní a orientační přehled listin, které se mají dokládat ohledně spolků (ustanovení o spolcích se použije na SVJ), nadací, nadačních fondů a ústavů. Jedná se pouze o informativní seznam, který samozřejmě nemůže postihnout všechny skutečnosti a jehož cílem je poskytnout praxi obecný přehled. Tento seznam nemůže být nikterak vnímán jako závazný.

V tomto článku se pokusíme co nejpodrobněji popsat, které listiny se k návrhu dokládají a které údaje musí obsahovat. Předejdete tak tomu, že budete soudem vyzváni k doplnění návrhu a ušetříte tak čas i zbytečnou práci.

V případě, že činíte ve společenství rozhodnutí, s nímž je spojen zápis změn do rejstříku (např. změna názvu SVJ, schvalování nových stanov, volba nového člena výboru), bude nutné připojit k výše uvedenému formuláři (§ 18 zákona č. 204/2013 Sb.) listiny o skutečnostech, které mají být do veřejného rejstříku zapsány, a listiny, které se zakládají do sbírky listin v souvislosti s tímto zápisem (§ 19 zákona č. 304/2013 Sb.), tj.

1/ pozvánku na shromáždění, která osvědčuje svolání nejvyššího orgánu nejméně 15 dnů před jeho konáním obsahujícím místo, čas, pořad zasedání a podpis svolavatele (§ 249 odst. 1 ve spojení s § 253 odst. 3 zákona č. 89/2012 Sb.), včetně seznamu osob, které se účastnily jednání tohoto orgánu, s vyznačenými podpisy těchto osob a případnými plnými mocemi v originálech (prosté kopie soudy mnohdy neakceptují),

2/ zápis ze shromáždění, ze kterého musí být patrné, kdo zasedání svolal, jak a kdy se konalo, kdo je zahájil, kdo mu předsedal, jaká usnesení byla přijata a kdy byl zápis vyhotoven (§ 254 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb.), Aby se předešlo případným sporům, mělo by ze zápisu vyplývat také to, že shromáždění členů bylo usnášeníschopné (§ 253 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.) a kolik osob hlasovalo pro dané rozhodnutí (případně kolik proti, kolik se zdrželo) a připojit podpisy statutárního zástupce,

3/ v případě změny stanov společenství doložte stanovy s podpisy statutárního zástupce (rejstříkové soudy mnohdy trvají na tom, aby byly zápis a stanovy společenství podepsány statutárním zástupcem). Pokud se současně nemění údaje zapisované do rejstříku, nemusíte použít formulář, ale postačí stanovy zaslat rejstříku s průvodním dopisem (v tomto případě se dvoutisícový poplatek nevybírá),

4/ v případě volby nového/staronového člena výboru bude třeba znovu doložit svéprávnost a splnit další podmínky stanovené živnostenským zákonem – a to čestné prohlášení, souhlas se zápisem jako člen statutárního orgánu i s funkcí ve výboru, dále pak je třeba vepsat do návrhu na změnu údajů v obchodním rejstříku údaje potřebné pro ověření bezúhonnosti jako je rodné číslo, místo narození a též i rodné příjmení, to však jen v případě, pokud jednotliví členové nedodají výpis z rejstříku trestů.

Veškeré přílohy je nutné připojit v originálu nebo alespoň v úředně ověřené kopii (v případě zaslání elektronicky z datové schránky s doložkou autorizované konverze).

Dále si Vás dovolíme upozornit na povinnost aktualizace údajů ve veřejných rejstřících:

Dle ust. § 122 z.č. 304/2013 Sb. o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob jsou osoby zapsané ve veřejných rejstřících povinny přizpůsobit do 31.12.2016 zapsaný stav stavu požadovanému tímto zákonem. Vzhledem k tomu, že se nově do rejstříků zapisují údaje, které se dříve nezapisovaly, dotkne se tato povinnost podle našeho názoru všech zapsaných subjektů, tj. společenství vlastníků jednotek i bytových družstev. V případě změny členů výboru (např. uplynutí funkčního období, zvolení nového člena výboru) bude potřeba do obchodního rejstříku, či do rejstříku společenství vlastníků jednotek doplnit rodná čísla nově zapisovaných osob, protože ta byla podle dosud platné právní úpravy z rejstříků odstraněna (a zase se tam vrací, i když do „neveřejné části“ rejstříků). Dále pak se nezapisoval kontrolní orgán – tam, kde je zřízena kontrolní komise nebo revizor – nově se tento orgán zapisuje (název, počet členů a osobní údaje členů). Nezapisoval se ani počet členů statutárního orgánu (výboru, představenstva). U osob nově zapisovaných do rejstříku se zapisuje nejen trvalý pobyt, ale nově i bydliště, pokud je odlišné od místa pobytu. Vzhledem k provázanosti rejstříků na rejstřík trestů (již se nepředkládají výpisy z trestního rejstříku) je potřeba vyplnit u nově zapisovaných osob i jejich rodné příjmení a místo narození.

Podle našeho názoru tedy skutečně každé společenství vlastníků jednotek a každé bytové družstvo by mělo navštívit www.justice.cz a prostřednictvím „inteligentního formuláře“ umístěného pod odkazem „Veřejné rejstříky“ podat návrh na doplnění údajů ve veřejném rejstříku. V této souvislosti je důležité zmínit, že jinou formou, než prostřednictvím tohoto formuláře, není již možno návrhy na změny údajů v obchodním rejstříku ani v rejstříku SVJ podávat a navíc formulář je skutečně možno vyplnit pouze prostřednictvím internetu a následně vytisknout a poslat, nebo poslat elektronicky přes datovou schránku společenství. Není bohužel možné formulář vytisknout a vyplnit „ručně“. Dále pak upozorňujeme, že rejstříkový soud z návrhů, kterými se pouze doplňují údaje v rejstříku tak, jak je shora uvedeno, vyměřuje soudní poplatek 2.000,- Kč, jako z návrhu na změnu zápisu v rejstříku.

Naše doporučení pro SVJ a BD – víte-li, že Vás čeká v dohledné době například volba nového statutárního orgánu, schvalování stanov či jiné rozhodnutí, s nímž je spojen zápis změn do rejstříku, pak aktualizaci údajů ve veřejném rejstříku odložte a proveďte vše zároveň s jedním formulářem a jedním dvoutisícovým poplatkem.

V Brně dne 2. 1. 2017

AdminReal, s.r.o.